SaaS and cloud management challenges for the digital workplace

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यह अंश कोरव्यू के वरिष्ठ-उपाध्यक्ष और मुख्य प्रचारक डौग हेज़लमैन द्वारा लिखा गया था।

वैश्विक व्यवसायों ने दूरस्थ कार्य को बेहतर ढंग से समायोजित करने के लिए पिछले साल से सास प्लेटफार्मों और क्लाउड ऐप्स को सामूहिक रूप से अपनाया। महामारी के बाद की दुनिया में व्यवसायों के हाइब्रिड वर्क मॉडल में संक्रमण के रूप में यह प्रवृत्ति धीमी नहीं हुई है। CIO अपने कर्मचारियों को SaaS और क्लाउड टूल उपलब्ध कराने पर इतने केंद्रित हैं कि उन्होंने यह सोचना बंद नहीं किया कि लोग उन्हें चाहते हैं या नहीं। तकनीकी रोलआउट के लिए संघनित समयरेखा कार्यबल पर एक टोल लेना शुरू कर रही है क्योंकि कॉर्नेल विश्वविद्यालय की रिपोर्ट से पता चलता है कि 43% श्रमिकों ने विभिन्न उपकरणों के बीच स्विच करने में बहुत अधिक समय व्यतीत करने की सूचना दी, ज्यादातर मामलों में एक घंटे तक। यह आंकड़ा चिंताजनक है, लेकिन इस पर भी काम चल रहा है। अब, सीआईओ और उनकी आईटी टीमें अपने क्लाउड इंफ्रास्ट्रक्चर के उचित प्रबंधन पर ध्यान केंद्रित कर सकती हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे व्यवस्थापक संचालन को सुव्यवस्थित कर रहे हैं, जोखिम कम कर रहे हैं, और अपने तकनीकी निवेश पर आरओआई का अनुकूलन कर रहे हैं।

क्लाउड ऐप प्रबंधन चुनौतियों से परिचित होना चाहिए

सास की दुनिया में ऐप प्रबंधन जरूरी नहीं कि ऑन-प्रिमाइसेस के प्रबंधन से अधिक कठिन हो; हालांकि, जो बदल गया है वह सभी व्यावसायिक क्षेत्रों में उपयोग में वृद्धि है। कई सास अनुप्रयोगों में आसान साइन-अप और एक-क्लिक सेटअप की सुविधा होती है, जिससे आईटी विभाग के लिए दृश्यता खोना और अपने क्लाउड वातावरण पर नियंत्रण करना आसान हो जाता है। उदाहरण के लिए, Microsoft 365 दूरस्थ कार्य में बदलाव के सबसे बड़े लाभार्थियों में से एक था। IT टीमें आमतौर पर प्लेटफ़ॉर्म का स्वामित्व और प्रबंधन करती हैं, लेकिन Microsoft लगातार नए एप्लिकेशन जोड़ता है। एमएस ऑफिस और आउटलुक के ऑनलाइन संस्करण के रूप में जो शुरू हुआ, उसमें अब टीम, शेयरपॉइंट, वनड्राइव और कई अन्य एप्लिकेशन शामिल हैं, सभी अपने स्वयं के प्रशासनिक इंटरफेस के साथ।

दृश्यता की कमी वह जगह है जहां छाया आईटी कई कॉर्पोरेट क्लाउड वातावरण में रेंगता है। कॉर्पोरेट नेटवर्क से जुड़ा प्रत्येक नया एप्लिकेशन – चाहे वह क्लाउड, हाइब्रिड या ऑन-प्रिमाइसेस हो – एक संभावित सुरक्षा भेद्यता का प्रतिनिधित्व करता है। क्लाउड ऐप्स साइबर अपराधियों के लिए संवेदनशील जानकारी को बाहर निकालना आसान बना सकते हैं या कर्मचारियों के जोखिम भरे ऑनलाइन व्यवहार को सुविधाजनक बना सकते हैं, जैसे बाहरी बॉक्स खाते में फ़ाइलें साझा करना।

हालाँकि, छाया आईटी एक वित्तीय मुद्दा है जितना कि यह एक सुरक्षा है। सीआईओ और वित्त नेताओं को इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि कॉर्पोरेट नेटवर्क से जुड़े प्रत्येक ऐप का संगठन के निचले स्तर पर वित्तीय प्रभाव पड़ता है। उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स का उपयोग 2020 में आसमान छू गया। फिर भी, कई आईटी नेताओं ने अपने कार्यबल के भीतर प्रतिरोध के छोटे क्षेत्रों की पहचान की क्योंकि लोग स्लैक या जूम जैसे विकल्पों के साथ अधिक सहज थे। व्यवसायों के लिए अपने कर्मचारियों को उनके पसंदीदा टूल के साथ काम करने में सक्षम बनाना ठीक है, बशर्ते सीआईओ को पता हो कि कौन से ऐप कॉर्पोरेट डेटा और उनकी लागतों तक पहुंच रहे हैं।

बड़े व्यवसाय विभागों को कंपनी के बाकी हिस्सों के लिए बिना किसी विचार के आवेदन के लिए साइन अप करते हुए देखते हैं, और फिर वह आवेदन विभाग के लिए मानक बन जाता है। आईटी को यह समझने के लिए उपयुक्त खोज तंत्र की आवश्यकता है कि कौन से ऐप्स का उपयोग किया जाता है (और किसके द्वारा), खासकर जब कोई एप्लिकेशन पहली बार डाउनलोड किया जाता है। सभी एप्लिकेशन की एक सूची होने से आईटी को यह जानने में मदद मिलती है कि कौन से ऐप उपयोग में हैं और कर्मचारियों को अपने नए टूल से परिचित कराने में मदद करने के लिए कौन सा कर्मचारी प्रशिक्षण शुरू किया जाना चाहिए।

कर्मचारी खरीद-इन के साथ छाया आईटी का मुकाबला करें

अधिकांश छाया आईटी का मूल कारण सरल है: कर्मचारी कंपनी के डिजिटल कार्यस्थल टूल से खुश नहीं हैं। लोगों को परिवर्तन पसंद नहीं है, और पिछले कुछ वर्षों में श्रमिकों के लिए एक अंतहीन परिवर्तन प्रतीत होता है। यदि लोग कुछ समय से किसी ऐप का उपयोग कर रहे हैं और अब बिना किसी स्पष्ट कारण के पूरी तरह से अलग ऐप का उपयोग करने के लिए मजबूर हैं, तो वे इससे लड़ेंगे। या, कम से कम, ऐप को अपनाने में धीमे रहें। उद्यमों को इस अवधारणा को समझने और क्लाउड और सास ऐप्स को सावधानीपूर्वक रोल आउट करने की आवश्यकता है, मुख्यतः यदि वे वर्तमान में उपयोग में आने वाले ऐप को बदल रहे हैं।

एक अच्छी सास प्रबंधन रणनीति बहु-विषयक व्यावसायिक नेताओं की एक केंद्रीय डिजिटल कार्यस्थल समिति स्थापित करती है जो इस बात पर सहमत होते हैं कि अपने कर्मचारियों का समर्थन करने के लिए कौन से व्यावसायिक अनुप्रयोगों की आवश्यकता है। यह समूह सीआईओ को यह तय करने की अनुमति देते हुए कि क्या निवेश आवश्यक है या यदि अनुरोधित कार्यक्षमता उनके तकनीकी स्टैक में पहले से मौजूद है और एक लक्षित प्रशिक्षण पर्याप्त होगा, विभाग प्रमुखों को उनकी आईटी जरूरतों को चिह्नित करने के लिए एक स्थान प्रदान करता है।

समिति का एकमात्र ध्यान ऐसे अनुप्रयोगों को वितरित करने पर होना चाहिए जो उपयोग में आसान हों और लोगों को उनके दिन-प्रतिदिन के कार्यों में मदद करें। यदि किसी एप्लिकेशन को अनावश्यक चरणों या प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है, तो कर्मचारी पीछे हट जाएंगे। नए टूल और ऐप्स के लिए थोक खरीदारी प्राप्त करने का एकमात्र तरीका यह सुनिश्चित करना है कि लोगों को उनकी आवश्यकता है। नए व्यावसायिक-महत्वपूर्ण एप्लिकेशन मौजूदा विकल्पों से बेहतर और उपयोग में आसान होने चाहिए।

आईटी को व्यापक कर्मचारी आवेदन अपनाने के लिए “विपणन” नए अनुप्रयोगों का उत्कृष्ट कार्य करना चाहिए। डिजिटल कार्यस्थल समिति अपने विभाग की विशिष्ट आवश्यकताओं से संबंधित नए अनुप्रयोगों के लाभों का संचार कर सकती है। नए एप्लिकेशन के लिए पायलट प्रोग्राम को संभावित बग या जटिलताओं की पहचान भी करनी चाहिए जो ऐप किसी विशेष समूह या विभाग को प्रस्तुत करता है। सही ढंग से किया गया, डिजिटल कार्यस्थल समिति के पास शुरू से ही समर्थकों का एक कट्टर समूह है जो समस्याओं का निवारण करने और अपने साथियों के सवालों का जवाब देने में मदद कर सकता है।

अब जब व्यवसायों का डिजिटल परिवर्तन स्प्रिंट खत्म हो गया है, तो यह महत्वपूर्ण है कि वे दीर्घकालिक सास और क्लाउड एप्लिकेशन प्रबंधन की नींव रखें। उद्यमों को अपने क्लाउड परिवेश को ठीक से प्रबंधित करने के लिए अपने क्लाउड इन्फ्रास्ट्रक्चर में दृश्यता प्राप्त करनी चाहिए। इसके बिना, विभागों या व्यक्तियों के लिए ध्वनि सास प्रबंधन रणनीतियों को पटरी से उतारना बहुत आसान है। कई व्यवसाय अपने क्लाउड में तेजी से बदलाव के दौरान जमा हुए तकनीकी ऋण के माध्यम से परिश्रम से काम कर रहे हैं, लेकिन अगर सही तरीके से प्रबंधित किया जाता है, तो यह बढ़ी हुई व्यावसायिक चपलता, कम व्यवस्थापक और महत्वपूर्ण आरओआई की राह में एक अल्पकालिक बाधा होगी।

वेंचरबीट

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